Dokumentmodulen er en løsning for styring av alle skriftelige rutiner, prosedyrer, instrukser, referater og andre typer dokumenter. Dokumentene kan organiseres i en mappestruktur som er tilpasset bedriftens behov og ønsker. Modulen fungerer som et bibliotek for hele internkontroll- / kvalitetssystemet.

Det er gode muligheter for dokumentstyring. Dokumentene kan godkjennes, versjoneres, revideres og arkiveres. Et dokument kan ha både en gjeldende versjon som er tilgjengelig for brukerne, og et utkast til ny versjon som kun er tilgjengelig for noen ansvarlige. Dokumenter kan sendes ut til høring og man kan knytte høringsnotater til dokumentet.

Du kan knytte en rekke opplysninger til dokumentene. For eksempel:

- Eier: den som er ansvarlig for dokumentet
- Dato for revisjon: når dokumentet ble revidert
- Varighet: dato for når dokumentet utløper
- Kategori: hvor i internkontrollsystemet dokumentet hører hjemme
- Avdeling: hvilken avdeling som dokumentet eventuelt hører inn under
- Godkjenning: dato og hvilken person som godkjente dokumentet

Dokumentene kan enkelt sendes som vedlegg til e-post. Du kan også linke til dokumentet fra for eksempel artikler på intranettet eller i andre dokumenter.

Bruksområder:

Du kan bruke dokument-modulen til vedlikehold og register for prosedyrer, instrukser, håndbøker, permer og rutiner innen alle relevante områder:

- Kvalitetsledelse
- HMS-arbeid
- Brannvern
- Organisasjonsledelse
- Prosjektledelse
- Salgs- og markedsarbeid
- Avtaler
- Referater
- Forskning og utvikling

Filformater

Dokumentmodulen bygges opp av filer som legges inn enten en for en, eller mange om gangen. Du kan legge inn både PDF, word, excel og andre kjente filformater.

Det ligger mulighet for å kunne laste ned dokumenter som PDF. Dette kan være hensiksmessig med enkelte dokumenter som skal være uten redigeringsmulighet hos brukeren.

Flettemuligheter

Dokumenter i dokumentmodulen kan flettes med opplysninger som lagres med dokumentet. Du kan automatisk få inn datoer for revisjon, ansvarlig for dokumentet, og mange andre relevante felter, i det dokumentet sendes ut eller lastes ned.  Dette er kun mulig å legge inn i word-dokumenter.